Para que uma empresa ganhe notoriedade no mercado, é preciso que ela se mostre. Estamos acostumados com o alto investimento das empresas em marketing e ações que se relacionam com o público externo. Afinal, o uso dessas ferramentas é essencial para a visibilidade da empresa. No entanto, se esse tipo de ação for realizada sem uma boa comunicação interna, xii… aí pode trazer problemas.

A comunicação interna é a responsável por manter alinhado o que a empresa prega com o que ela demonstra. Ou seja, alinhar o que a empresa fala sobre si com o que ela de fato pratica internamente. Sabe aquela história de “em casa de ferreiro o espeto é de pau“? Então, é isso que não pode acontecer. E uma das formas de evitar que aconteça é através da comunicação com os colaboradores. 

Por exemplo, imagine que a sua empresa lançou uma campanha de agasalho. Como sempre, disparou a notícia em todas as redes sociais. Seus amigos que seguem a empresa ficam sabendo e pedem para que você leve para eles as doações. Se a comunicação interna foi falha, a mensagem não chegará até o colaborador, no caso, você. Então, você pode negar a levar as doações ou falar que desconhece a campanha. Isso coloca em risco o projeto e a credibilidade da empresa.

Nesse simples exemplo te dei apenas um vislumbre das consequências que uma má comunicação pode causar. O que vou te mostrar nesse artigo é que a comunicação interna é essencial para o bom funcionamento da empresa. Ela impacta o andamento dos projetos, o aumento da produtividade, a solução de crises, o posicionamento da marca ou qualquer outro assunto que envolva toda a empresa.

Além de tudo isso vou te mostrar 5 práticas de comunicação interna que você deve testar na sua empresa.

Afinal, o que é comunicação interna?

Segundo a professora especialista em comunicação organizacional Margarida Kunsch, a Comunicação interna é um setor planejado, com objetivos definidos para possibilitar toda a interação entre organização e seus colaboradores.

Apesar de bem direta, a descrição do termo ainda pode confundir. Então basta associar a comunicação interna a um conjunto de ações para engajar os colaboradores com a empresa. É através dela que toda informação é repassada.

A comunicação interna existe em qualquer empresa, mesmo que não tenha ninguém gerenciando a área. Isso porque é através dela que todos ficam sabendo o que ocorre no dia a dia da empresa. Além de compartilhar os objetivos, ideias e valores da mesma. É através dessa tal de comunicação interna que tudo acontece.

Sabe aquele comunicado sobre a festinha da sexta-feira? Aquele que seu amigo não leu e jura de pé junto que não sabia que a festa a fantasia tinha virado um coquetel. Aí o que ele fez? Culpou a comunicação da empresa. Mas não, não estou falando desse tipo de comunicação. Quero que entenda que estamos falando de proporções maiores que um mural de recado ou um e-mail de avisos.

A comunicação interna é essencial para garantir que os colaboradores estejam alinhados não só ao discurso oficial da corporação. Eles devem estar alinhados aos objetivos que a empresa pretende atingir, como os de crescimento, desenvolvimento de projetos e outros. Uma boa comunicação garante que as pessoas estejam cientes da realidade do negócio, em todos os sentidos. Assim, permite inclusive que os colaboradores sejam cobrados em relação às expectativas da empresa e seu desempenho.

Para concluir a explicação, vamos às palavras da professora: “Por comunicação interna se entende um sistema de informação paralela, e não substitutivo do fluxo comunicativo funcional, que circula por uma organização e é necessário para seu desenvolvimento.”

Os objetivos da comunicação interna

Depois da descrição acima, ficou claro que o objetivo principal é alinhar as informações entre a empresa e os colaboradores. No entanto, gostaria de te apontar alguns outros objetivos da comunicação interna. Os tópicos abaixo vão te apontar o caminho para as 5 práticas que vão melhorar sua comunicação interna. Vamos lá.

Informar.

O mais direto objetivo é informar. Como o próprio nome diz, comunicar o que acontece na empresa. Esse objetivo inclui oferecer conteúdos que agreguem algo no cotidiano dos colaboradores.

A chave da questão aqui é a forma com que esse conteúdo chegará ao colaborador. Esse é o fator que determinará se o impacto será positivo ou negativo.

Engajar

Fazer com que os colaboradores participem das ações promovidas pela empresa também fazem parte da responsabilidade do gerenciador da comunicação interna. Essa tarefa embarca fazer com que os colaboradores participem de forma colaborativa dos projetos e também das tarefas que lhes são designadas. Ou seja, deve-se promover o engajamento dos colaboradores com suas tarefas, entre as equipes, entre os colaboradores e com a organização.

Alcançar o máximo de colaboradores

A comunicação não pode ser parcial ou seletiva, portanto um dos objetivos maiores é fazer com que ela alcance o maior número de colaboradores. Mesmo que a empresa seja muito grande, cheia de departamentos e perfis diferentes, é importante que todos recebam a mensagem ou tenham acesso às informações.

Lembra do nosso colega que chegou com uma fantasia no coquetel da empresa? Aquele perfil de pessoa que expliquei lá em cima que ignora ou simplesmente não vê os comunicados? É responsabilidade da comunicação interna fazer com que ele veja. Ou então deixar de fácil acesso para que ele se informe (e não culpe o RH ao passar vergonha entre os colegas).

Dar voz às equipes e colaboradores

A comunicação interna não deve se restringir apenas em informações que percorrem de cima para baixo na hierarquia empresarial. Ela deve ser, cada vez mais, de forma horizontal e ascendente. Portanto, dar voz aos colaboradores também é um objetivo da comunicação interna.

Com informações acessíveis, equipes engajadas e com oportunidades de participação, a comunicação interna alcança o seu principal objetivo, que é alinhar os colaboradores e a empresa.

Os tempos mudaram e a comunicação também

As gerações que estão entrando no mercado de trabalho mudaram. Segundo Mario Sergio Cortella, mais do que uma remuneração condizente com o que é justo pelo trabalho, as pessoas querem ser reconhecidas e valorizadas dentro da empresa. Ser mais uma peça da engrenagem é um pensamento que pesa muito para os profissionais.

As pessoas almejam empregos que conciliam uma satisfação pessoal e a certeza de não realizar um esforço “inútil” na sociedade. É muito comum que jovens enxerguem hoje nos pais algum cansaço e até tristeza naquilo que fazem. Percebe-se um movimento de trabalho por sobrevivência. Há uma grande conformidade.

Essa conformidade trouxe a necessidade dos jovens de ter algum projeto de vida. Eles sonham com um trabalho grandioso, com uma rotina que não seja monótona, com um projeto que faça diferença. As empresas que conseguem satisfazer os anseios dos colaboradores, reconhecer seu valor, são empresas modelo no mercado atual.

A principal mudança do cenário empresarial que afeta a comunicação interna da empresa é a preocupação com o bem-estar e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Para muitos tornou-se mas importante sentir-se bem em um emprego e conviver de forma saudável com seus colegas do que alcançar cargos disputados e sofrer as consequências de ser um workaholic.

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É nesse cenário que a comunicação interna começa a se tornar uma ferramenta estratégica. Para um ambiente profissional agradável, uma comunicação interna eficaz é fundamental.

5 práticas de comunicação interna que você deve testar na sua empresa

A comunicação interna é muitas vezes alinhada ao departamento de Recursos Humanos. Isso porque o principal diferencial da área de Recursos Humanos é que eles proporcionam um canal de comunicação aberto entre os funcionários e a empresa. A comunicação e aperfeiçoamento são prioridades para esses profissionais, assim o departamento está sempre aberto para ouvir as necessidades e expectativas dos colaboradores. Escutar a opinião dos outros, saber pesar e implementar ações que vão beneficiar os colaboradores é uma das forças do RH.

Por isso, acredito que algumas práticas simples podem melhorar a comunicação interna da sua empresa. Essas práticas não são corriqueiras em muitas empresas, então pegue as dicas e faça isso ser seu diferencial! Muitas empresas acreditam que investir em comunicação interna exige muitos esforços ou pensam que seja algo complexo. Como vou mostrar a seguir, isso não é verdade. Com algumas ações bem simples você já consegue aumentar a efetividade da sua comunicação.

1. Burocratização tem limite

Ninguém merece o preenchimento de formulários desnecessários, assinar atas de reuniões ou qualquer outro processo burocrático que entrava a produtividade do dia a dia. Imagine se para dar uma simples sugestão você precisasse preencher um formulário, escanear, anexar em um e-mail e ainda responder a confirmação do e-mail enviado? Cruzes! Você não perderia a motivação inicial da sua sugestão? Só de pensar em todo o processo, eu já perdi a minha.

Manter a empresa cheia de processos burocráticos é algo que vai distanciar os colaboradores uns dos outros e fazer com que eles não se sintam motivados a engajar com o cotidiano da empresa. Portanto, simplifique processos e torne as informações acessíveis para todos, de forma rápida e ágil.

2. Fale de igual pra igual

Preze sempre por uma comunicação que possa ser compreendida por todos os colaboradores, mesmo sendo eles de diferentes níveis. Não permita que suas mensagens sejam marcadas por hierarquia ou diferenças de instrução, pois isso pode comprometer a efetividade da comunicação.

Para isso, utilize sempre uma linguagem simples e transmita a mensagem de forma direta e objetiva para que não seja necessária segundas explicações. Dessa forma você garantirá maior dinâmica na comunicação e evitará que os colaboradores cometam erros justificados pela má explicação das coisas.

3. Não fique com dúvida (e não tenha vergonha)

A base de toda a comunicação é a compreensão. Então se seus superiores ou colegas te falaram algo e ficou alguma dúvida, não guarde-a para si, pois ela pode se tornar um problema depois. Chegue e pergunte, peça para ele explicar novamente. 

Da mesma forma, deixe o caminho aberto para que os colaboradores sintam-se confortáveis em te perguntar caso tenham dúvidas sobre as mensagens que você repassa. Caso alguém não tenha entendido o comunicado, tente não repetir a mensagem conforme ela foi passada anteriormente. Adapte a linguagem, dê exemplos ou explique de forma mais clara para ter certeza que a pessoa compreendeu.

4. Segure a emoção

É muito importante que segure as emoções na hora de se comunicar com seus colaboradores! As vezes estamos dominados por impulsos e sentimentos passageiros e tendemos a responder de “cabeça quente”, seja na hora da raiva, da tristeza ou até da fome! Mas fique calmo, respire e lembre-se que a comunicação interna é algo estratégico e deve ser realizado como tal. Pense na mensagem que quer transmitir, certifique-se que ela está clara e de acordo com as diretrizes da empresa e só então aperte o botão enviar.

Falando assim até parece uma dica desnecessária. Mas as vezes estamos tão ligados no automático que respondemos sem nem perceber. Manter o foco e consciência nas suas ações pode evitar que você crie atritos com outras pessoas ou que sua mensagem seja compreendida de forma errada.

5. Aposte em diferentes canais

Uma boa forma de manter seus colaboradores atentos aos informes e mensagens institucionais é não mantê-los restritos a um único canal. Se seus colaboradores estão acostumados a uma comunicação baseada no e-mail e nos informes do mural de notícias, que tal explorar outros canais?

Muitas empresas utilizam vídeos como forma de comunicação institucional. Eles permitem explorar a linguagem corporal e imagens para fortalecer suas mensagens e garantir que elas sejam mais facilmente compreendidas pelas pessoas.

Profissionais do RH: estamos juntos!

A comunicação interna, por incrível que pareça, é pouco comunicada por aí. Eu sei, ironia do destino. As pessoas estão tão acostumadas com os processos que muitas vezes esquecem de revisar os métodos básicos que mantém uma empresa. Por isso que trouxe esse artigo para nossas marmotas colaboradoras e também para as que trabalham no RH!

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